Jā, klientu maksājumu statusu var redzēt vienuviet, bet tikai tad, ja dati no rēķiniem, bankas konta kustībām un parādu uzraudzības tiek savienoti vienā plūsmā. Vairumā uzņēmumu šī informācija dzīvo atsevišķi, grāmatvedības sistēmā, internetbankā, e-pastā un Excel failos. Tāpēc uz jautājumu, vai var redzēt klientu maksājumu statusu vienuviet, praktiskā atbilde ir šāda, var, ja maksājumu uzraudzība nav balstīta tikai uz manuālu salīdzināšanu.

Ikdienā svarīgākais nav tikai redzēt, vai rēķins ir izrakstīts vai iegrāmatots. Mums vajag saprast, kuri maksājumi ir saņemti, kuri kavējas, kuri ienākuši bez pareizas atsauces, kuri klienti tuvojas termiņam un kur nepieciešama tūlītēja rīcība. Tieši šeit atšķiras vienkārša grāmatvedības uzskaite no operatīvas maksājumu kontroles.

Kāpēc uzņēmumiem ir grūti redzēt maksājumu statusu vienuviet?

Galvenā problēma ir datu sadrumstalotība. Rēķins parasti tiek izrakstīts vienā sistēmā. Bankas ienākošais maksājums parādās citur. Informācija par to, vai klients ir kavētājs, bieži dzīvo vēl trešajā vietā, piemēram, kredītriska pārskatā, iekšējā piezīmē vai parādu atgūšanas failā.

Tipisks process izskatās šādi. Pārdošana vai klientu apkalpošana izraksta rēķinu ERP vai rēķinu sistēmā. Grāmatvedība importē bankas konta izrakstu no internetbankas, bieži ISO 20022 CAMT formātā vai caur bankas integrāciju. Pēc tam maksājumi tiek piesaistīti atvērtajiem rēķiniem, daļa automātiski, daļa manuāli. Ja maksājuma uzdevumā nav korekti norādīts rēķina numurs, klienta numurs vai maksātājs izmanto citu uzņēmuma nosaukumu, piesaiste apstājas. Formāli nauda kontā ir, bet operatīvi nav skaidrs, ko tieši tā sedz.

Latvijā situāciju sarežģī arī tas, ka daudzi uzņēmumi joprojām strādā ar vairākiem bankas kontiem dažādās kredītiestādēs. Ja ienākošie maksājumi ir Swedbank, SEB, Citadele vai Luminor kontos, bet rēķini ir vienā grāmatvedības sistēmā, pārskatam jāaptver visas šīs plūsmas. Pretējā gadījumā vienā vietā redzam debitoru atlikumus, citā bankas kustības, bet neredzam pilnu ainu.

Vēl viens iemesls ir laika nobīde starp notikumu un uzskaiti. Klients var samaksāt šodien no rīta. Banka to uzrāda gandrīz uzreiz, bet grāmatvedības sistēmā maksājums kā segts var parādīties tikai pēc importa, saskaņošanas un iegrāmatošanas. Ja klientu menedžeris pa dienu zvana par kavētu rēķinu, viņš var balstīties uz vakardienas datiem, nevis uz reālo situāciju.

Jāņem vērā arī atbildību sadalījums. Pārdošanas komanda redz klientu attiecības. Grāmatvedība redz iegrāmatošanu. Vadība grib redzēt risku, cik daudz termiņā neapmaksātu rēķinu ir šodien, nevis mēneša beigās. Ja katra funkcija strādā savā rīkā, vienots skats neveidojas pats no sevis.

Tāpēc problēma nav tikai tehniska. Tā ir arī procesa problēma. Kamēr nav vienotas loģikas, kas tiek uzskatīts par apmaksātu, daļēji apmaksātu, kavētu, strīdīgu vai nepiesaistītu maksājumu, tikmēr pārskati atšķirsies atkarībā no tā, kurš tos skatās.

Excel, internetbanka un e-pasts salīdzinājumā ar vienotu skatu

Manuālā pieeja parasti sākas nevainīgi. Uzņēmums nav liels, rēķinu apjoms ir pārvaldāms, un šķiet, ka pietiek ar internetbanku, Excel tabulu un e-pasta saraksti. Kādu laiku tas strādā. Problēmas sākas, kad pieaug klientu skaits, rēķinu biežums un komandas iesaiste.

Ar Excel var izveidot debitoru sarakstu, norādīt izrakstīšanas datumu, apmaksas termiņu, summu un statusu. Taču šis statuss ir tik precīzs, cik precīzs ir pēdējais manuālais atjauninājums. Ja bankas izraksts nav ielasīts, ja kāds nav atzīmējis daļēju apmaksu vai ja klients atsūtījis maksājuma uzdevumu e-pastā, bet nauda vēl nav piesaistīta, tabula jau atpaliek no realitātes.

Internetbanka rāda faktiskās naudas kustības, bet nepasaka, kuriem rēķiniem tās pieder. Tā arī nerāda, kuri rēķini tuvojas termiņam, kuri klienti sistemātiski kavē un kur ir neatbilstības starp samaksāto summu un izrakstīto summu. Bankas skatā redzam transakcijas, nevis klienta maksājumu disciplīnu.

E-pasts savukārt kļūst par neformālu statusu centru. Klients atsūta apstiprinājumu, ka samaksās piektdien. Kolēģis pārsūta ziņu grāmatvedībai. Grāmatvedība atbild, ka maksājums vēl nav ienācis. Pārdošanas vadītājs glabā šo saraksti savā kastītē. Nākamajā nedēļā cits kolēģis atkal jautā to pašu. Tas ir lēni un rada kļūdu risku.

Salīdzinot ar vienotu skatu, atšķirības parasti ir trīs.

Pirmkārt, ātrums. Centralizētā pārskatā mēs uzreiz redzam, kuri rēķini ir atvērti, kuri maksājumi ienākuši un kuri ieraksti prasa manuālu pārbaudi. Nav jāatver piecas vietas un nav jāgaida, kamēr kāds atsūtīs failu.

Otrkārt, kļūdu risks. Manuālā salīdzināšanā kļūdas rodas no datu kopēšanas, filtru lietošanas, nepareizas summu piesaistes un novecojušām versijām. Vienots skats samazina šo risku, jo viens un tas pats statuss nav jāuztur vairākās vietās.

Treškārt, ikdienas darba apjoms. Jo vairāk laika komanda patērē, meklējot atbildi uz jautājumu, vai klients samaksāja, jo mazāk laika paliek darbam ar izņēmumiem. Tieši izņēmumi ir vieta, kur cilvēka iesaiste ir vajadzīga, piemēram, ja ir daļējs maksājums, kredītrēķins, strīds par pakalpojumu vai neatbilstība atsaucē.

Ja uzņēmumā maksājumu statuss tiek pārbaudīts bieži, ir vērts sakārtot ne tikai finanšu plūsmu, bet arī saistītos procesus. Piemēram, ja maksājums ir saistīts ar izpildītu piegādi vai parakstītu dokumentu, noder arī pavadzīmju un apliecinošo dokumentu pārvaldība un reāllaika piegāžu izsekošana, lai komanda redzētu pilnu klienta darījuma statusu, ne tikai grāmatvedības ierakstu.

Ko parasti rāda grāmatvedības sistēma un ko tā nerāda

Grāmatvedības sistēma ir paredzēta korektai uzskaitei. Tas ir tās galvenais uzdevums. Tā uztur debitoru atlikumus, virsgrāmatu, PVN uzskaiti, maksājumu iegrāmatošanu un periodu slēgšanu. Latvijā tas nozīmē arī atbilstību vietējām prasībām attiecībā uz attaisnojuma dokumentiem, grāmatojumiem un pārskatu sagatavošanu saskaņā ar Grāmatvedības likumu un saistītajiem Ministru kabineta noteikumiem.

Tieši tāpēc grāmatvedības sistēma bieži ir ļoti laba atbilde uz jautājumu, kas ir iegrāmatots, bet ne vienmēr uz jautājumu, kas notiek šobrīd.

Parasti tā rāda:

  • izrakstītos rēķinus un to termiņus,
  • klienta atlikumu,
  • iegrāmatotos saņemtos maksājumus,
  • daļēji segtus un pilnībā segtus dokumentus,
  • kavēto debitoru sarakstu uz konkrētu brīdi,
  • kredītrēķinus, avansus un savstarpējo ieskaitu, ja tie ir korekti ievadīti.

Taču bieži tā nerāda pietiekami operatīvi:

  • bankā ienākušus, bet vēl nepiesaistītus maksājumus,
  • maksājumus ar nekorektu atsauci,
  • klienta solījumus par samaksas datumu,
  • iekšējo eskalācijas statusu,
  • automātiskus brīdinājumus atbildīgajiem cilvēkiem,
  • prioritāšu sarakstu, ar ko jāsazinās šodien,
  • pilnu attēlu pāri vairākām sistēmām un uzņēmuma vienībām.

Svarīga ir arī atšķirība starp juridiski korektu uzskaiti un operatīvu vadību. Grāmatvedībā maksājums ir skaidrs tad, kad tas ir iegrāmatots atbilstoši dokumentiem. Operatīvā uzraudzībā mums bieži vajag agrāku signālu, piemēram, nauda bankā ir ienākusi, bet vēl nav piesaistīta rēķinam. Šis ir īpaši svarīgi uzņēmumos ar lielu ienākošo maksājumu skaitu dienā.

Ja strādājam tikai pēc grāmatvedības sistēmas datiem, var rasties divi pārpratumi. Pirmais, klients jau ir samaksājis, bet pārdošana to neredz un turpina atgādinājumus. Otrais, bankas kontā naudas nav, bet sistēmā ir solījums vai manuāla piezīme, kas rada maldīgu drošības sajūtu.

Tāpēc ir vērts nošķirt trīs statusus. Bankas statuss, vai nauda ir ienākusi kontā. Grāmatvedības statuss, vai ienākums ir korekti iegrāmatots un piesaistīts dokumentam. Operatīvais klienta statuss, vai ir nepieciešama rīcība, piemēram, atgādinājums, precizēšana vai eskalācija. Tikai tad, ja redzam visus trīs, mēs patiešām redzam klienta maksājumu situāciju vienuviet.

Kad vajadzīga specializēta maksājumu uzraudzības platforma?

Brīdis, kad ar esošajiem rīkiem vairs nepietiek, parasti nav teorētisks. To pamana ikdienā. Komanda sāk regulāri jautāt vienu un to pašu. Debitoru pārskats atšķiras atkarībā no tā, kurš to gatavo. Maksājumu piesaiste prasa pārāk daudz manuāla darba. Vadība nesaņem vienādu atbildi uz jautājumu, cik daudz naudas kavējas un kuri klienti rada lielāko risku.

Specializēta platforma kļūst vajadzīga, ja parādās vismaz daļa no šīm pazīmēm.

Ir liels rēķinu vai maksājumu apjoms. Ja ienākošo maksājumu ir tik daudz, ka manuāla salīdzināšana katru dienu aizņem būtisku darba laiku, automatizācija ātri kļūst nevis par ērtību, bet par nepieciešamību.

Ir vairāki datu avoti. Piemēram, rēķini vienā sistēmā, banku konti vairākās bankās, klientu informācija CRM un parādu statuss citā rīkā. Jo vairāk avotu, jo lielāka vajadzība pēc vienota slāņa virs tiem.

Svarīgs ir reakcijas ātrums. Ja klientu apkalpošanai, loģistikai vai pārdošanai jāzina maksājuma statuss tajā pašā dienā, ar nakts importa režīmu bieži nepietiek.

Ir augsts kļūdu vai neatbilstību īpatsvars. Daļējie maksājumi, apvienoti maksājumi par vairākiem rēķiniem, maksājumi no saistīta uzņēmuma, avansi, kredītrēķinu ieskaiti, viss tas palielina manuālās apstrādes slodzi.

Nepieciešama skaidra atbildība un darbību vēsture. Kurš klientam sūtīja atgādinājumu, kad tika saņemta atbilde, kas notika pēc tam, vai tika veikta eskalācija. Ja šī informācija nav vienuviet, process kļūst atkarīgs no atsevišķiem cilvēkiem.

Nepieciešami brīdinājumi un prioritizācija. Mums ne vienmēr vajag vienkārši sarakstu ar visiem kavētajiem rēķiniem. Bieži vajag redzēt, kuri kavējumi ir kritiski pēc summas, dienu skaita vai klienta riska profila.

Šādos gadījumos centralizēta uzraudzība palīdz ne tikai finanšu komandai. Tā palīdz arī klientu servisam, pārdošanai un operācijām. Ja uzņēmumā maksājuma statuss ietekmē piegādes atbrīvošanu, pakalpojuma turpināšanu vai kredītlimitu, tad vienots pārskats kļūst par operatīvu vadības instrumentu.

Līdzīgi kā pasūtījumu izpildes procesa automatizācija samazina manuālo darbu pie pasūtījumu plūsmas, arī maksājumu uzraudzības automatizācija samazina manuālo salīdzināšanu un kavēšanos lēmumu pieņemšanā.

Pēc kā salīdzināt risinājumus pirms izvēles

Pirms izvēlēties risinājumu, ir vērts skatīties nevis tikai uz to, vai sistēma “rāda statusu”, bet uz to, cik uzticami un cik ātri tā to dara. Mēs iesakām vērtēt vismaz piecus kritērijus.

Pirmais, integrācijas ar esošajām sistēmām. Jānoskaidro, vai risinājums spēj paņemt datus no jūsu rēķinu vai ERP sistēmas, no bankām un, ja vajag, arī no CRM vai parādu pārvaldības rīka. Svarīgi ir ne tikai tas, vai integrācija teorētiski pastāv, bet arī kādā virzienā un cik bieži dati tiek atjaunoti. Vienreiz dienā, reāllaikā vai pēc notikuma.

Otrais, statusu precizitāte un piesaistes loģika. Jautājiet, kā sistēma apstrādā daļējus maksājumus, apvienotus maksājumus par vairākiem rēķiniem, pārmaksas, avansus un maksājumus bez korektas atsauces. Tieši šeit atšķiras demonstrācijas skaists ekrāns no risinājuma, kas strādā dzīvē.

Trešais, brīdinājumi un darba plūsmas. Labs risinājums ne tikai rāda, bet arī palīdz rīkoties. Vai var iestatīt paziņojumus par kavējumiem, nepiesaistītiem ienākošiem maksājumiem, lieliem atlikumiem vai klientiem, kuri tuvojas kredītlimita robežai? Vai var sadalīt uzdevumus atbildīgajiem cilvēkiem un redzēt izpildes statusu?

Ceturtais, lietošanas ērtums dažādām lomām. Grāmatvedim, finanšu vadītājam, klientu menedžerim un operāciju komandai vajag atšķirīgu skatu uz tiem pašiem datiem. Ja sistēma ir saprotama tikai finanšu speciālistam, tā neatrisinās komunikācijas problēmu starp komandām.

Piektais, audita pēdas un darbību vēsture. Ir svarīgi redzēt, kad statuss mainījies, kas to darījis, vai maksājums piesaistīts automātiski vai manuāli, un kāpēc veikta korekcija. Tas palīdz gan iekšējai kontrolei, gan strīdu risināšanai.

Papildus vērts pārbaudīt arī praktiskus jautājumus.

Vai sistēma atbalsta vairākus uzņēmumus un vairākus bankas kontus vienā pārskatā.

Vai var definēt savus statusus un noteikumus, piemēram, “gaida bankas importu”, “nepiesaistīts maksājums”, “solīts samaksāt”, “nodots piedziņai”.

Vai ir iespējams atdalīt iegrāmatotu patiesību no operatīvā statusa, lai komanda neredz tikai virsgrāmatas rezultātu, bet arī to, kas jādara tālāk.

Vai pārskati ir pietiekami detalizēti vadībai un pietiekami vienkārši ikdienas lietotājiem.

Vai ieviešana neprasa pilnīgu procesu pārbūvi, ja vajadzīgs tikai sakārtot datu plūsmu un redzamību.

Latvijas uzņēmumiem ir svarīgi arī tas, lai risinājums labi sadzīvotu ar vietējo banku plūsmām un grāmatvedības praksi. Te ne vienmēr pietiek ar vispārīgu Eiropas pieeju. SEPA maksājumu principi ir kopīgi visā ES, bet ikdienas darba organizācija, dokumentu aprites paradumi un izmantotās grāmatvedības sistēmas Latvijā atšķiras. Tāpēc izvēlē jāskatās uz reālu ieviešanu jūsu vidē, nevis tikai uz universālu funkciju sarakstu.

Ja mērķis ir saprast, vai klientu maksājumu statusu var redzēt vienuviet, tad pareizais kritērijs nav “vai sistēmā ir atskaite”. Pareizais kritērijs ir, vai komanda no viena skata var pieņemt lēmumu un rīkoties bez papildu meklēšanas pa e-pastiem, bankām un tabulām.

Vienots maksājumu pārskats nav tikai ērtība. Tas ir veids, kā samazināt kavējumus, izvairīties no nevajadzīgiem atgādinājumiem samaksājušiem klientiem un atbrīvot komandas laiku darbam ar reāliem izņēmumiem. Tieši tad maksājumu statuss kļūst pārvaldāms, nevis vienkārši uzskaitīts.