Jā, vienam kontam bieži var pievienot vairākus lietotājus, bet svarīgākais jautājums nav tikai tehniskā iespēja. Svarīgāk ir saprast, vai runa ir par vienu kopīgu pieslēgšanos visai komandai, vai par vienu uzņēmuma kontu ar vairākiem atsevišķiem lietotājiem, katram ar savu piekļuvi, lomu un darbību vēsturi. Šīs ir divas ļoti atšķirīgas pieejas, un no tām atkarīga gan drošība, gan atbildība, gan ikdienas darba ērtums.

Praksē mēs gandrīz vienmēr iesakām domāt nevis par koplietotu paroli, bet par kopīgu konta struktūru ar individuāliem lietotājiem. Tā ir ērtāka komandai, vieglāk pārvaldāma un daudz drošāka no datu aizsardzības un audita viedokļa. Īpaši tas attiecas uz uzņēmumiem, kuros vairāk nekā viens cilvēks strādā ar klientu datiem, pasūtījumiem, noliktavu, piegādēm vai finanšu informāciju.

Ko parasti nozīmē vairāki lietotāji vienam kontam?

Kad uzņēmums jautā, vai var pievienot vairākus lietotājus vienam kontam, parasti tiek domāta viena no divām situācijām.

Pirmā situācija ir viens koplietots pieslēgšanās vārds un viena parole, ko izmanto vairāki darbinieki. Tas ir vienkāršākais modelis ieviešanas ziņā, jo nav jāveido atsevišķi lietotāji, nav jāpārvalda lomas un nav jāseko, kam piešķirtas kādas tiesības. Taču šis modelis rada ļoti konkrētas problēmas. Nav iespējams skaidri redzēt, kurš ko ir izdarījis, paroles maiņa ietekmē visus, un, ja kāds darbinieks aiziet no darba, piekļuves atsaukšana faktiski nozīmē paroles maiņu visai komandai.

Otrā situācija ir viens uzņēmuma konts sistēmā, bet tajā izveidoti vairāki atsevišķi lietotāji vai profili. Šādā modelī uzņēmumam ir viena kopīga vide, viena datu bāze, vienota klientu, pasūtījumu vai piegāžu struktūra, bet katram darbiniekam ir savi pieejas dati. Šeit jau var noteikt, kurš redz visu, kurš tikai savus uzdevumus, kurš drīkst eksportēt datus, apstiprināt darbības vai mainīt konfigurāciju.

Tieši šī atšķirība praksē ir izšķiroša. Koplietota pieslēgšanās nozīmē koplietotu atbildību, kas patiesībā bieži nozīmē atbildības trūkumu. Savukārt vairāki lietotāji viena konta ietvaros ļauj saglabāt kopēju darba telpu, nezaudējot kontroli.

Tas ir svarīgi arī datu aizsardzības kontekstā. Ja sistēmā tiek apstrādāti personas dati, piemēram, klientu vārdi, adreses, tālruņa numuri, piegādes informācija vai saziņas vēsture, uzņēmumam jāspēj parādīt, kam ir piekļuve šiem datiem un kā šī piekļuve tiek pārvaldīta. Latvijā tas jāvērtē atbilstoši Vispārīgajai datu aizsardzības regulai un vietējai uzraudzības praksei, un individuāli lietotāji šeit ir daudz pamatotāks risinājums nekā viena parole visiem.

Kad vienam kontam pievienot vairākus lietotājus ir labākā izvēle

Vairāki lietotāji vienā konta struktūrā ir labākā izvēle tad, ja komandai jāstrādā ar vieniem un tiem pašiem datiem, procesiem un uzdevumiem. Tas īpaši attiecas uz operatīvu darbu, kur informācijai jābūt pieejamai reāllaikā vairākām lomām vienlaikus.

Piemēram, loģistikā dispečers plāno maršrutus, noliktavas darbinieks gatavo nosūtīšanu, klientu serviss seko piegādes statusam, bet vadītājs pārskata rezultātus. Ja katrs strādā savā atsevišķā kontā bez kopīgas datu struktūras, rodas dublēšanās, manuāla informācijas pārsūtīšana un kļūdu risks. Ja visi strādā vienā uzņēmuma kontā ar savām piekļuves tiesībām, process kļūst pārskatāms.

Tas pats attiecas uz e-komerciju, servisa uzņēmumiem, vairumtirdzniecību un komandām, kas strādā ar klientu pieprasījumiem. Vienā kontā var uzturēt kopīgu klientu sarakstu, pasūtījumu vēsturi, piezīmes, dokumentus un uzdevumus. Tajā pašā laikā katram lietotājam var piešķirt tieši tās tiesības, kas nepieciešamas viņa darbam.

Šis modelis ir īpaši vērtīgs, ja uzņēmumā ir nepieciešama sadarbība starp nodaļām. Piemēram:

  • pārdošana ievada pasūtījumu,
  • operāciju komanda organizē izpildi,
  • grāmatvedība pārbauda rēķinu informāciju,
  • vadība analizē rezultātus.

Ja visi izmanto vienu kopīgu sistēmu, bet ar atsevišķiem lietotājiem, pazūd vajadzība sūtīt ekrānšāviņus, Excel failus vai manuāli pārrakstīt statusus no vienas vietas uz citu.

Šādos gadījumos svarīga ir arī izsekojamība. Ja sistēmā redzams, kurš lietotājs izveidojis ierakstu, kurš to mainījis un kurš apstiprinājis, kļūst daudz vieglāk risināt neskaidrības un novērst kļūdas. Tas nav tikai kontroles jautājums. Tā ir arī ātrāka ikdienas darbu organizācija.

Ja uzņēmumam aktuāla piegāžu pārredzamība un darbs ar vairākiem iesaistītajiem, noderīga ir vienota vide, kur komandai pieejama sūtījumu izsekošana vienā sistēmā. Līdzīgi, ja procesā iesaistīti dokumenti un piegādes apliecinājumi, daudz ērtāk ir strādāt kopīgā kontā ar skaidri sadalītām lomām, izmantojot POD un piegādes dokumentu pārvaldību.

Kad atsevišķi konti vai profili ir drošāki

Ir situācijas, kur ērtība nedrīkst būt galvenais kritērijs. Ja piekļuve saistīta ar sensitīviem datiem, finanšu apstiprinājumiem, personāla informāciju vai plašām administratīvām tiesībām, atsevišķi lietotāji nav tikai ieteicami, tie ir nepieciešami.

Pirmais skaidrais gadījums ir administratīvās tiesības. Ja viens un tas pats lietotājs var mainīt sistēmas iestatījumus, pievienot vai dzēst citus lietotājus, eksportēt pilnus datu apjomus vai mainīt integrācijas, šādu piekļuvi nedrīkst koplietot. Administratīvai piekļuvei jābūt personificētai, ar stipru autentifikāciju un skaidru atbildību.

Otrais gadījums ir darbs ar personas datiem vai komercnoslēpumiem. Ja sistēmā glabājas klientu datubāze, cenu nosacījumi, līgumi, maržas vai iekšējie pārskati, ir svarīgi ierobežot redzamību pēc principa "tik, cik nepieciešams darba pienākumu izpildei". Šis princips izriet ne tikai no labas prakses, bet arī no datu minimizācijas un piekļuves kontroles prasībām.

Trešais gadījums ir uzņēmumi ar personāla mainību, maiņu darbu vai ārpakalpojumu iesaisti. Ja sistēmai piekļūst noliktavas maiņas darbinieki, kurjeri, sezonas personāls vai ārējie partneri, koplietota parole rada pārāk lielu risku. Tiklīdz cilvēks pārtrauc sadarbību, piekļuve jāatsauc nekavējoties. Ar atsevišķiem profiliem to var izdarīt dažu sekunžu laikā, neietekmējot pārējos.

Ceturtais gadījums ir audits un iekšējā kontrole. Ja uzņēmumam nepieciešams pierādīt, kas, kad un kāpēc veicis noteiktu darbību, koplietota pieslēgšanās neder. Bez individuāliem lietotājiem auditācijas ieraksti zaudē vērtību, jo darbība tiek piesaistīta tikai vienam tehniskam kontam, nevis konkrētai personai.

Latvijā un ES kopumā nav noteikuma, kas visās sistēmās tieši aizliegtu koplietotus lietotājus, taču regulatīvā vide skaidri virza uzņēmumus uz individuālu piekļuves pārvaldību. Ja notiek incidents, uzņēmumam jāspēj pierādīt, kā piekļuve organizēta, kā tā ierobežota un kā tiek nodrošināta drošība. Jo vairāk sensitīvu datu un kritisku darbību sistēmā, jo vājāks kļūst arguments par labu vienai parolei visiem.

Kā salīdzināt piekļuves tiesības, drošību un izmaksas

Izvēloties starp vienu koplietotu pieslēgšanos un vairākiem lietotājiem vienā kontā, ir vērts salīdzināt ne tikai cenu. Bieži tieši lētākais variants ilgtermiņā rada lielākās izmaksas, jo kļūdas, piekļuves problēmas un neskaidra atbildība prasa daudz vairāk laika nekā pareizi sakārtota lietotāju pārvaldība.

Pirmais salīdzināšanas punkts ir lomas un tiesības. Jānoskaidro, vai sistēmā iespējams veidot lomas, piemēram:

  • administrators,
  • vadītājs,
  • operators,
  • noliktavas lietotājs,
  • tikai skatīšanās piekļuve,
  • ārējais partneris.

Jo elastīgāk var definēt lomas, jo drošāk var organizēt darbu. Ja visiem lietotājiem piešķir vienādas tiesības tikai tāpēc, ka sistēma neļauj tās sadalīt, tas ir signāls rūpīgāk vērtēt risinājumu.

Otrais punkts ir datu redzamība. Dažos uzņēmumos visi drīkst redzēt visu, un tas netraucē. Citos tas nav pieņemami. Piemēram, pārdošanas komandai var būt jāredz tikai savi klienti, reģionālajam vadītājam tikai savs tirgus, bet ārējam partnerim tikai viņa izpildītie uzdevumi. Ja šāda segmentēšana iespējama, vairāki lietotāji vienā kontā kļūst daudz vērtīgāki.

Trešais punkts ir paroles pārvaldība un autentifikācija. Koplietota parole nozīmē, ka:

  • to kāds glabās nepareizā vietā,
  • tā tiks nosūtīta čatā vai e-pastā,
  • to būs grūti nomainīt bez darba pārtraukuma,
  • nebūs skaidrs, kurš to vēl zina.

Savukārt atsevišķi lietotāji ļauj ieviest paroles politiku, piekļuves atjaunošanu, divu faktoru autentifikāciju un individuālu bloķēšanu incidenta gadījumā. Ja sistēmā pieejama papildu drošība, tā jāizmanto tieši uz personificētu lietotāju bāzes.

Ceturtais punkts ir licencēšana. Daļa sistēmu tiek licencētas pēc uzņēmuma konta, daļa pēc aktīvo lietotāju skaita, daļa pēc lomu vai moduļu izmantošanas. Tāpēc jautājums nav tikai par to, vai tehniski var pievienot vairākus lietotājus vienam kontam. Jājautā arī, vai tas ir iekļauts jūsu plānā, cik lietotāju var būt vienlaikus aktīvi, vai ir atšķirība starp pilnu lietotāju un lasīšanas piekļuvi, un kā tiek skaitīti pagaidu vai sezonas lietotāji.

Piektais punkts ir darbību vēsture. Ja uzņēmums vēlas saprast, kur rodas kļūdas, aizkavēšanās vai neatbilstības, sistēmai jāspēj parādīt, kurš lietotājs veicis konkrētu darbību. Tas ir īpaši svarīgi piegāžu ķēdēs, dokumentu apritē un statusu maiņās. Šeit palīdz risinājumi, kuros pieejama notikumu un statusu pārskatāmība komandai, nevis tikai gala rezultāts.

Visbeidzot jāvērtē izmaksas plašākā nozīmē. Ja viens koplietots konts rada vienu kļūdainu datu eksportu, vienu neatļautu piekļuvi vai vienu neizsekojamu statusa maiņu, zaudējumi var būt lielāki par vairāku lietotāju licences starpību. Tāpēc izmaksas jāvērtē kopā ar risku, nevis atrauti no tā.

Kādi jautājumi jāuzdod pirms izvēles?

Pirms izvēlēties modeli, iesakām iziet cauri īsam, bet praktiskam kontrolsarakstam. Tas palīdz saprast, vai jūsu uzņēmumam pietiek ar kopīgu konta struktūru, vai nepieciešama stingrāka lietotāju nošķiršana.

Pirmais jautājums, cik cilvēku sistēmu izmantos regulāri, un cik tikai reizēm? Ja sistēmai pieslēdzas viens vai divi cilvēki ar vienādiem pienākumiem, izvēle var būt vienkāršāka. Ja lietotāju ir vairāk un viņu uzdevumi atšķiras, atsevišķi profili kļūst gandrīz obligāti.

Otrais jautājums, vai visi drīkst redzēt vienus un tos pašus datus? Ja atbilde ir nē, tad bez lomu un redzamības pārvaldības neiztikt.

Trešais jautājums, vai ir svarīgi zināt, kurš veicis konkrētu darbību? Ja jā, koplietota pieslēgšanās nav piemērota.

Ceturtais jautājums, vai sistēmā ir personas dati, finanšu informācija, līgumi vai citi sensitīvi ieraksti? Ja jā, individuāla piekļuve ir drošākais un parasti arī pamatotākais risinājums.

Piektais jautājums, cik bieži mainās komandas sastāvs? Ja uzņēmumā ir jauni darbinieki, sezonas slodze, ārpakalpojumi vai sadarbības partneri, piekļuves pievienošanai un atsaukšanai jābūt ātrai un precīzai.

Sestais jautājums, vai nepieciešams nodalīt administratīvās tiesības no ikdienas darba? Tas ir būtiski. Parasts lietotājs nedrīkst automātiski iegūt iespēju mainīt sistēmas uzstādījumus vai redzēt visu datu eksportus tikai tāpēc, ka nav definētas lomas.

Septītais jautājums, kā tiek pārvaldītas paroles un pieslēgšanās drošība? Ja uzņēmumā nav skaidras paroles politikas, koplietota parole šo problēmu tikai pastiprinās.

Astotais jautājums, kādi ir licencēšanas noteikumi? Pirms pieņemt lēmumu, jāzina:

  • cik lietotāju iekļauti plānā,
  • vai ir ierobežojums vienlaikus aktīvajiem lietotājiem,
  • vai ārējiem partneriem vajadzīga atsevišķa piekļuve,
  • vai lasīšanas piekļuve maksā tikpat kā pilna piekļuve.

Devītais jautājums, kas notiek, ja darbinieks aiziet šodien? Vai varam nekavējoties atslēgt tieši viņa piekļuvi, nezaudējot darbu pārējai komandai? Ja atbilde ir nē, piekļuves modelis ir pārāk vājš.

Desmitais jautājums, vai sistēma aug kopā ar uzņēmumu? Tas, kas der pieciem lietotājiem, bieži nedarbojas pie divdesmit. Ja jau tagad redzams, ka komanda paplašināsies, ir vērts izvēlēties modeli, kas ļauj pievienot lietotājus, lomas un struktūrvienības bez pilnīgas pārbūves.

Ja šo kontrolsarakstu iziet godīgi, atbilde parasti kļūst skaidra. Viena parole visiem var šķist ērta tikai pašā sākumā. Tiklīdz parādās vairāk cilvēku, vairāk datu un vairāk atbildības, daudz labāk strādā viens uzņēmuma konts ar vairākiem atsevišķiem lietotājiem.

Tāpēc, atbildot īsi, jā, vienam kontam vairumā gadījumu var un vajag pievienot vairākus lietotājus, bet ne koplietotas pieslēgšanās formā. Pareizā pieeja ir kopīga konta struktūra ar individuāliem profiliem, lomām un skaidri pārvaldāmām tiesībām. Tā mēs saglabājam komandas ērtumu, vienlaikus nezaudējot drošību, pārskatāmību un kontroli.